Mendeley: Organizar tu biblioteca

Por defecto, encontrarás las referencias que importes en la lista Todos los documentos (All referencies) o Recientemente añadido (Recently added).

Puedes organizar tus referencias y PDF asociados tanto en la versión web como en la de escritorio; ambas se sincronizan de forma automática. La versión en línea actúa como respaldo, de forma que todos los dispositivos desde los que accedas ofrecen los mismos datos.

Para organizar las referencias y documentos cuentas con colecciones y grupos (en los que puedes crear subcolecciones), pero también puedes crear etiquetas y filtrar las referencias con cada etiqueta, destacar referencias y recuperar las destacadas, etc.

Panel central

En el panel central, la lista de referencias se presentan en forma de tabla. Pulsando en el campo correspondiente de la cabecera podrás organizarlas alfabéticamente por título o autoría, por fecha de publicación, fuente, etc., así como modificar el orden ascendente o descendente de la ordenación. Dicho de otro modo:

• Puedes ordenar este listado por la columna que prefieras: autorías, título, fecha de publicación, fecha de incorporación a Mendeley.
• Podrás seleccionar sólo las referencias con texto completo asociado (icono de PDF), en el caso de que hayas subido el PDF.
• También puedes marcar tus referencias favoritas pulsando el icono de estrella a su izquierda.
• Agrupar las referencias con adjuntos o sin ellos. Un icono junto a cada referencia te indica la disponibilidad del texto completo adjunto y el formato del archivo disponible. La lista muestra indistintamente referencias solas y referencias con adjuntos, pero pulsando en la cabecera de la columna puedes ordenar la lista mostrando primero las referencias con documento o sin él.
• Agrupar las referencias destacadas pulsando el icono de la estrella amarilla.

En el panel de la izquierda, bajo las colecciones, podrás navegar por los grupos.

5 listas útiles

Todas las referencias (All references)

Esta es la vista por defecto al entrar en tu biblioteca de referencias. El panel central mostrará todas las referencias y la búsqueda que realices se realizará sobre todas las referencias de tu biblioteca.

Recientemente añadidas (Recently added)

Selecciona esta opción para mostrar sólo las referencias añadidas en los últimos 30 días. La búsqueda en este panel sólo devolverá resultados de esta lista.

Recientemente leídas (Recently read)

Muestra sólo las referencias cuyos PDF hayan sido abiertos en los últimos 30 días. La búsqueda en este panel sólo devolverá resultados de esta lista.

Favoritas (Favorites)

En el panel podrás seleccionar o deseleccionar como favorita cualquier referencia usando el icono de estrella amarilla. La lista Favoritas agrupará todas las referencias marcadas. La búsqueda en este panel sólo devolverá resultados de esta lista.

Mis publicaciones (My publications)

Muestra las referencias de las publicaciones cuya autoría te hayas atribuido en el servicio de perfil de autoría de Scopus. En los ajustes de tu cuenta podrás acceder a tu perfil de Scopus y reclamar la autoría de tus publicaciones. La búsqueda en este panel sólo devolverá resultados de esta lista.

Papelera (Trash)

Esta lista muestra las referencias que hayas eliminado. Selecciona una, varias o todas las referencias si deseas restaurarlas (botón inferior Restore sólo visible al seleccionar) o eliminarlas definitivamente. La búsqueda en este panel sólo devolverá resultados de esta lista.

Etiquetas

Las etiquetas te ofrecen otra forma de organizar y recuperar las referencias.

En el panel derecho encontrarás siempre detallados todos los metadatos del artículo extraídos por Mendeley. Para abrir este panel pulsa sobre cualquier referencia. Podrás añadir y modificar las etiquetas (y otros campos) simplemente pulsando el icono de suma + (o poniendo el cursor sobre el campo a modificar).

Una vez hayas organizado tus referencias con etiquetas, podrás recuperar todas las referencias con una misma etiqueta usando el filtro.

1. Pulsa el icono de filtros (filters) situado en la esquina superior derecha de cualquier lista.
2. Selecciona la pestaña Etiquetas (Tags)
3. Busca la etiqueta adecuada / Pulsa sobre una determinada etiqueta para recuperar las referencias que la han incluido.

Recuerda eliminar el filtro pulsando el icono de aspa X que se muestra en la parte superior de la lista filtrada.

Una vez has seleccionado en cualquiera de las listas, carpetas o grupos, una referencia, todas las referencias, o una selección, se activará un menú inferior que te permitirá realizar con ellas las siguientes acciones:

Organizar

1. Añadir a colección
2. Añadir a grupo
3. Eliminar de colección

Marcar como

1. Favorito
2. Eliminar favorito
3. Leído
4. No leído

Copiar como

1. Cita formateada. Esta opción te permite llevarte a un correo electrónico o un documento de texto una lista de referencias, como, por ejemplo, una bibliografía complementaria no ligada a citas realizadas en el texto.
2. Cita LaTeX
3. Entrada BibTeX
4. Cambiar estilo

Exportar

1. BibTeX
2. EndNote XML - EndNote v.8, X1 a X3 (*.xml)
3. Microsoft Word (*.xml)
4. RIS - Research Information System (*.ris)

Mover a la papelera

Crear una colección

En el menú de navegación lateral de la biblioteca de referencias encontrarás la lista de Colecciones que hayas creado para organizar tus referencias. Para crear una colección

1. Pulsa New collection. Se mostrará el cursor en una caja emergente.
2. Escribe un nombre para la colección en esta caja.
3. Pulsa aceptar.
4. Selecciona y arrastra a esta carpeta desde el panel el artículo o los artículos que desees incluir en la misma. También podrás seleccionar una o varias referencias en el panel central y usar el botón inferior Organizar (Organize) y seleccionar Añadir a la colección o al grupo (Add to collection o Add to group).

Subcolecciones

Puedes crear subcolecciones. Para ello selecciona previamente una colección, pulsa el botón derecho del ratón sobre el nombre de la misma (o pulsa el icono derecho de opciones sobre la colección) y selecciona New collection.

También puedes seleccionar y arrastrar con el ratón una colección y soltarla dentro de otra, con lo que quedará ahijada.

Grupos privados

Los grupos siguen la misma lógica que las colecciones. Para crear un grupo tan solo pulsa New group y escribe un nombre para el grupo.

Puedes crear colecciones dentro de un grupo para organizarlas a tu conveniencia. Para ello selecciona un grupo, pulsa el icono derecho de opciones y selecciona New collection.

Selecciona y arrastra a esta carpeta desde el panel el artículo o los artículos que desees incluir.

Para ello puedes crear tantas carpetas como necesites, así como subcarpetas dentro de una carpeta.

Podrás también renombrar una colección -así como una subcolección o grupo- (Rename) o eliminarla (Delete) pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de la carpeta o sucarpeta.

Es normal que tengas algunas referencias duplicadas a medida que crece tu biblioteca de referencias. Es importante que revises tus referencias para que tu colección tenga consistencia y prevenir que elabores una bibliografía con ellos.

Para comprobar si hay duplicados, ordena de vez en cuando tu biblioteca por título y revisa visualmente todas sus referencias. Si piensas que hay dos repetidas, comprueba los detalles de ambas referencias para asegurarte de que se refieren al mismo documento.

Elimina el duplicado cuando te hayas asegurado de que se trata del mismo documento. También puedes optar por mejorar una de las referencias con la información de la otra antes de eliminar la que no desees.

Mendeley dispone de la vista Duplicados generada automáticamente con los documentos que comparten el mismo DOI.

Mendeley te permite añadir a cualquier referencia su texto completo en PDF si dispones del mismo. Puedes hacerlo de varias maneras.

Una de ellas es pulsar el botón Obtener PDF (Get PDF) para que Mendeley lo busque en su repositorio.

Si no funcionase la opción anterior, pero sí pudieras descargar el PDF de otra fuente en tu equipo, puedes añadirlo manualmente.

1. Localiza en tu biblioteca (Library) la referencia a la que deseas adjuntar un PDF.
2. Marca la referencia. Se abrirá la ventana de detalles (pestaña Info). Podrás adjuntar el archivo sin necesidad de editar la referencia. Tienes dos opciones:
3. Pulsa el signo + junto al campo FILES
4. Selecciona el archivo en tu equipo, y añádelo
5. Puedes añadir más de un archivo a una referencia.

Leer y trabajar con el PDF

Otra de las características muy útiles en Mendeley es la posibilidad de subrayar partes del texto o añadir comentarios a un PDF tanto para uso personal como compartido con un grupo. Simplemente pulsando en el icono PDF o en la referencia de un artículo con adjunto puedes comenzar a leer el artículo, destacar texto o insertar notas. Para eliminar destacados y notas sitúa el cursor sobre el texto destacado o el icono de nota, pulsa el botón de opciones de tu teclado o el botón derecho del ratón y selecciona la opción eliminar.

Si hemos añadido el PDF a una referencia podemos abrirlo pulsando dos veces el icono PDF. El visor PDF de Mendeley te permite utilizar las opciones Note para añadir comentarios y Highlights para subrayar partes del texto.

Después de seleccionar un texto, también podrás añadirlo al libro de notas (add to notebook).

Exportar PDF con notas

En la información completa de la referencia encontraremos el campo Archivos (Files), donde se mostrará el archivo o los archivos importados a Mendeley. Cada archivo muestra un icono de menú de opciones (tres puntos). Al desplegarlo encontraremos tres opciones: Abrir PDF, Exportar PDF con notas y borrar PDF.