Refworks 2: Gestionar carpetas

Con el uso continuo de RefWorks vas a necesitar organizar tu biblioteca de referencias para los distintos usos que les vas a dar. La forma más sencilla de organizar las referencias almacenadas en RefWorks es guardarlas en carpetas. Para ello dispones de estas opciones:

• Crear una carpeta
• Renombrarla
• Borrarla
• Moverla

Podrás incorporar una misma referencia a diferentes carpetas.

Para trabajar con carpetas en RefWorks, pulsa el menú Carpetas. Al desplegarse, este menú muestra todas las carpetas existentes y permite añadir una nueva carpeta.

La carpeta Último importado almacena provisionalmente las referencias que se has importado recientemente a RefWorks. Estas referencias serán automáticamente reubicadas cuando vuelvas a importar alguna referencia, ya que el sistema agrupa las referencias por la hora de importación.

En No está en la Carpeta se almacenarán todas aquellas referencias que no has guardado en una carpeta determinada. Si esta carpeta no es visible, esto indica que todas las referencias que has almacenado en RefWorks se encontrarán guardadas en carpetas específicas.

Arrastrar y soltar

En RefWorks se añaden registros a una carpeta moviéndolos -arrastrando y soltando- desde otra carpeta, desplegando previamente el menú izquierdo Mis carpetas.

Recuerda que en la carpeta Último importado, además de poder seleccionar todos las referencias de la carpeta, puedes seleccionar separadamente cada lote, correspondiente a cada importación, organizados por fecha y hora de importación.

Seleccionar carpeta/s de destino (botón superior de carpeta)

Alternativamente, tienes la opción de ir a la carpeta que contiene los registros a mover, y pulsar el icono superior de carpeta.

Se desplegará un menú desplegable con todas tus carpetas.

Podrás marcar en la casilla a la izquierda de cada carpeta.

Recuerda que puedes marcar tantas carpetas de destino como desees.

Un botón inferior "Crear" te permite crear una nueva carpeta sin salir de este mismo menú.

RefWorks te permite compartir carpetas de referencias con otras personas de la ULPGC, o que tengan una cuenta de RefWorks.

Para ello selecciona la carpeta que deseas compartir en MIs carpetas.

Pulsa el icono de opciones de carpeta y selecciona Compartir.

También podrás pulsar el icono superior Compartir y exportar. Selecciona en este caso la opción Compartir carpeta.

En ambos casos se abrirá la ventana "Configuración de uso compartido".

Escribe el correo electrónico de la persona con la que deseas compartir la carpeta. Las direcciones se añaden de una en una.

Selecciona el nivel de acceso para cada una de las personas:

• Puede leer: opción por defecto que permite leer referencias y documentos, pero impide anotar y modificar
• Puede anotar: permite hacer notas a los documentos
• Puede modificar: además, permite editar las anotaciones existentes, añadir y eliminar documentos, y añadir una nota a una referencia.

Puedes añadir un mensaje opcional para la persona con la que compartes la carpeta. Pulsa finalmente el botón Compartir carpeta.

Esta persona recibirá un mensaje de correo electrónico en la cuenta indicada, en la que se le notifica que tú quieres compartir una carpeta -se indica el nombre de la carpeta- de RefWorks y ofreciendo un enlace para acceder a la misma. El correo incluirá el mensaje opcional. Además, recibirá un mensaje dentro del portal de RefWorks. Podrá aceptar o rechazar la invitación.

Nota: Al compartir una carpeta, compartes también las subcarpetas que tuviera.

Modificar la configuración de uso compartido

Una vez que has compartido una carpeta, podrás modificar el nivel de acceso general, añadir y eliminar personas, cambiar el nivel de acceso individual o dejar de compartir la carpeta.

Todas estas modificaciones se realizan desde la ventana de configuración de uso compartido. En la sección Mis carpetas, accede a la carpeta y pulsa el icono de "más opciones" a su derecha. En el menú de opciones, en vez de Compartir carpeta, encontrarás Configuración de uso compartido.

Pulsa en la sección "Configuración para..." y se expandirá, permitiendo elegir entre las siguientes opciones:

• Sólo pueden acceder personas invitadas, o
• Cualquiera dentro de su organización puede acceder a esta carpeta

Pulsa en la sección "Compartido con..." y se expandirá, permitiendo ver todas las personas que comparten y el nivel de acceso. Puedes modificar el nivel de acceso, eliminar personas pulsando el aspa a su derecha o añadir más personas.

Para dejar de compartir una carpeta deberás eliminar todas las personas pulsando el aspa a la derecha de cada dirección.

Para crear una nueva carpeta despliega el menú lateral izquierdo Mis carpetas y pulsa botón + Añadir una carpeta.

Una ventana emergente te solicitará que escribas un nombre para la nueva carpeta.

Para realizar acciones sobre una carpeta podemos...

1. Accede a la carpeta desplegando el menú izquierdo Mis carpetas
2. Pulsa el icono más opciones de carpeta a la derecha del nombre de la carpeta.
3. Pulsa la opción Renombrar con el icono del lápiz.

Pulsa el icono de más opciones a la derecha del nombre de la carpeta bajo Mis carpetas.

Aunque borres una carpeta, las referencias almacenadas en ella continuarán guardadas en cualquier otra carpeta en la que estuvieran contenidas (si no estuvieran guardadas en otra carpeta puedes visualizarlas en No está en carpeta).

Tienes dos opciones para crear una carpeta ahijada dentro de otra carpeta preexistente.

En el menú izquierdo Mis carpetas

Localiza la carpeta que alojará la subcarpeta. Despliega el menú "más opciones" a la derecha de la carpeta (icono con 3 puntos) y selecciona la opción Añadir subcarpeta.

Al mover registros (icono superior de carpeta)

También puedes crear una subcarpeta en el momento en el que mueves registros que ya están en una carpeta.

Selecciona los archivos a mover. En ese momento se activa el icono del menú superior de carpeta de destino.

Pulsa el icono superior de carpeta y pulsa el botón Crear bajo la lista de carpetas de destino.

En la ventana emergente escoge un nombre para tu subcarpeta en el primer cajetín.

En el segundo cajetín, selecciona la carpeta en la que quedará ahijada tu subcarpeta.

Advertencia: Cuando añades una referencia a una subcarpeta se añade únicamente a esa subcarpeta y no a la carpeta madre. Puedes añadir una referencia a tantas carpetas como desees, y a la vez a una carpeta y su subcarpeta.