Desde la pantalla principal puedes pulsar en Nueva Referencia o en Referencias que se encuentra en el menú superior y pincha sobre Añadir nueva. Al principio de la página debes elegir el estilo de salida de la cita en el menú Ver campos utilizados por que tiene la misión de indicar el formato (APA, MLA, ISO, etc.) en el queremos incorporar la referencia. Posteriormente, selecciona el tipo de referencia que deseas introducir (libro, revista, revista electrónica, artículo de revista…). Desde el menú En la(s) carpeta(s) define la carpeta de destino de la referencia que vas a crear. También deberá seleccionar el tipo de fuente (impreso-electrónica), así el idioma de salida que dependerá del idioma en el que vayamos a escribir el artículo.
Una de las posibilidades que nos permite Refworks es subir un fichero, por ej. el artículo, aunque nunca deberá tener un tamaño superior a 5 GB
Para cada tipo de referencia que podemos seleccionar, RefWorks asigna automáticamente una serie de campos (ej.: Autores, Título, Publicación Completa, ISSN, etc.), que debes rellenar para completar la referencia. Los campos marcados con una marca verde deben ser introducidos obligatoriamente.
En aquellos campos donde puede haber más de una entrada (Autores, Descriptores, Enlaces, etc.), cada una de ellas irá separada por punto y coma (;).
En algunos campos tenemos la opción de incluir estilos de letra diferentes (negrita, cursiva, subrayado, superíndice o subíndice) que se respetarán a la hora de incluir las referencias en un documento.