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Citavi

Citavi es, además de un gestor de referencias bibliográficas, una herramienta de gestión del conocimiento orientada al trabajo individual o en equipo.

Crear un proyecto de equipo

En Citavi 6 cualquier proyecto puede ser editado por múltiples personas.

  1. Abre Citavi. En la pantalla de bienvenida, pulsa Crear un nuevo proyecto.
  2. Selecciona el tipo de proyecto en la nube: Proyecto en la nube.
  3. Elige un nombre para el proyecto (puede contener espacios y caracteres especiales)
  4. Invita a otras personas a participar en el proyecto:
    1. En el menú Archivo, selecciona Este proyecto.
    2. Pulsa Compartir.
    3. Inserta la o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que deseas invitar.
    4. Pulsa Invitar.
  5. La persona invitada recibirá un correo con un enlace de invitación. Al pulsarlo, el proyecto le aparecerá en su pantalla de bienvenida y podrá ser abierto directamente desde allí.

Todos las personas de la ULPGC con una cuenta institucional de Citavi que invites pueden editar el proyecto. Si una persona del equipo está usando Citavi Free, no podrá realizar cambios en los proyectos que contengan más de 100 referencias.

Guardar un proyecto local en la nube

Si ya tienes un proyecto local y deseas compartirlo en equipo, debes guardarlo en la nube. Para ello:

  1. Inicia Citavi,
  2. Pulsa el icono de persona en la esquina superior derecha.
  3. Selecciona el proyecto que deseas compartir en la nube.
  4. En el menú Archivo, selecciona Copiar en la nube.
  5. Escribe un nombre para el proyecto y pulsa Siguiente.
  6. Selecciona una de estas dos opciones:
    1. Archivar el proyecto local y continuar trabajando con el proyecto en la nube: (recomendado para proyectos en los que antes sólo trabajabas en tu ordenador): tu proyecto local y tus archivos adjuntos en la carpeta Archivos adjuntos de Citavi se moverán a la carpeta Archivado local que se puede encontrar de forma predeterminada en \Documentos\Citavi 6\Archivo. Después de que el proyecto se haya movido, su nombre ya no aparecerá en la pantalla de bienvenida.
    2. Mantener el proyecto local: este se mantendrá con sus archivos adjuntos en la actual localización.
  7. Pulsa Siguiente. Citavi cierra el proyecto local, crea un nuevo proyecto en la nube y lo abre.
Alojamiento en una unidad de red

Existe una tercera forma de compartir un proyecto, disponible para grupos pequeños: se trata de alojar el proyecto local en una unidad de disco en red a la que tengan acceso las personas  del grupo. Implica los siguientes requisitos:

  • No más de 3 personas deben hacer cambios en el proyecto al mismo tiempo.
  • El proyecto debe estar guardado en una unidad de red compartida de Windows (LAN) a la que todas las personas del equipo tengan acceso.
  • Quienes accedan desde fuera del sitio deben conectarse a la unidad de red con una conexión VPN antes de abrir el proyecto de equipo.
  • Citavi para Windows no permite diferentes niveles de acceso. Todas las personas del equipo pueden editar el proyecto. Para limitar el acceso, la persona que administra el sistema debe configuraro la carpeta en la unidad de red que contenga el proyecto parar asignarle derechos de Windows. Quienes tengan una cuenta gratuita de Citavi accederán al proyecto en modo de solo lectura si contiene más de 100 referencias.
  • Todas las personas del equipo deben tener la misma versión de Citavi.

Los siguientes escenarios no son compatibles:

  • Un recurso compartido de LAN con Samba, AFS
  • WAN en combinación con WebDAV, Remote FTP, Dropbox, OneDrive, OwnCloud o cualquier protocolo similiar o servicio en línea. Antecedentes técnicos: Los proyectos de Citavi son bases de datos SQLite. SQLite no es un servidor de base de datos, sino una base de datos normal basada en archivos. Para bases de datos que son basadas en archivos, el sistema operativo debe garantizar que el archivo sea bloqueado durante el uso por múltiples usuarios, lo cual no garantizan Samba, WebDAV y otros protocolos.

+info:

Asignar roles a personas del equipo

Al crear un nuevo proyecto en la nube de Citavi, automáticamente se te asigna el rol de Propietaria o propietario, un rol que no podrás transferir. Puedes añadir personas al proyecto y asignarles los siguientes roles: Líder de proyecto, Autora o autor y Lectora o lector. La siguiente tabla muestra sus funciones:

 Acciones:

Propietaria/o

Líder de proyecto

Autor/a

Lector/a

Renombrar el proyecto

Si

Si

No

No

Cambiar la descripción

Si

Si

No

No

Cambiar el color

Si

Si

No

No

Eliminar proyectos

Si

No

No

No

Invitar a otras personas

Si

Si

No

No

Eliminar personas

Si

Si

No

No

Asignar roles

Si

Si

No

No

Editar la información del proyecto

Si

Si

Si

No

Ver la información del proyecto

Si

Si

Si

Si

Rol de "sólo lectura"

Si tienes una cuenta gratuita y el proyecto supera las 100 referencias sólo podrás tener acceso de lectura.

Las personas que participan en un proyecto con el rol de Lectora o lector no pueden añadir, cambiar o eliminar ninguna información del proyecto. Sin embargo podrán:

  • Crear una copia de un proyecto para editar o compartir en la nube.
  • Copiar referencias a otro proyecto
  • Descargar archivos PDF adjuntos
  • Crear documentos de Word con el proyecto de Citavi y el complemento para Word de Citavi.
Conflictos

Citavi para Windows permite a múltiples personas trabajar en un proyecto de Citavi al mismo tiempo. Bajo ciertas condiciones, dos personas pueden realizar cambios a un título al mismo tiempo. En tales casos, Citavi resuelve dicho conflicto al guardar los cambios de quien los hizo en último lugar.

Los conflictos sólo pueden ocurrir con los campos. Por ejemplo, si una persona cambia el número de edición de una referencia particular de 2 a 3 y otra también está haciendo cambios en el campo de edición de la misma referencia, se guardan los cambios de la persona que abandona el campo en último lugar.

El sistema de categorías de un proyecto actúa como un único campo. Si varias personas están haciendo cambios en su estructura al mismo tiempo, sólo se guardarán los cambios realizados por la última persona. Los cambios en la estructura del sistema de categorías incluyen añadir una nueva categoría, borrar una categoría existente y mover categorías. Sin embargo, cambiar el nombre de una categoría o agregar una referencia o citas a una categoría no es problemático.

+info:

Guardar cambios automáticamente

Citavi guarda automáticamente los cambios que realices en cuanto se produzca una de las siguientes situaciones:

  • Cambias a una pestaña diferente
  • Cambias a otra referencia
  • Cambias a un espacio de trabajo diferente
  • Añades referencias desde una búsqueda o importación en línea
  • Sales de Citavi

Además, puedes grabar manualmente los cambios, pero esto no es necesario en el uso normal. En el menú Archivo, pulsa Guardar.

A veces se puede trabajar un poco más en un campo, como en Resumen o Citas. Citavi guardará los cambios automáticamente después de un minuto. Puedes pulsar el botón Guardar si deseas guardar antes.

En proyectos guardados en una unidad de red, Citavi también revisa si otro miembro del equipo ha realizado cambios. Si la conexión es rápida por lo general, no advertirás estas comprobaciones. Si la conexión es lenta, especialmente si usas una red privada virtual (VPN) estas comprobaciones y el guardado automático pueden llevar a que la pantalla se retrase cuando se cambia entre los títulos o las pestañas.

Citavi reconoce las conexiones lentas y en esos casos:

  • La comprobación automática para ver si otro miembro del equipo ha realizado cambios sólo ocurre cuando realizas cambios. Los cambios son guardados cada dos minutos, no automáticamente después de ciertas acciones.
  • No se muestran automáticamente en el panel de vista previa los archivos adjuntos, páginas web y carátulas.

En cada proyecto de Citavi puedes decidir la frecuencia de actualización de cambios. Pulsa Proyecto > Propiedades del proyecto > Base de datos > Optimizar para acceso lento y luego selecciona una de las siguientes opciones:

  • Automáticamente (configuración predeterminada)
    Citavi evalúa la velocidad de la conexión de la red cuando la base de datos es abierta y cuando los cambios simples son guardados. Citavi asume que la conexión de red es lenta y actúa como se describe anteriormente.
  • Siempre
    Citavi no realiza una prueba para evaluar la velocidad de la conexión y actua como se describe anteriormente.
  • Nunca
    Citavi asume que hay una conexión de alta velocidad y no reduce el número y el tipo de de comprobación de base de datos.

Conversar entre personas del equipo (Chat)

En Citavi en la nube puedes conversar con otras personas del proyecto, por ejemplo, para comunicarle a alguien algún hallazgo en un artículo que estás leyendo, para comprobar que has añadido correctamente unas referencias como han acordado en el equipo, o si tienes alguna cuestión sobre una tarea que alguien te haya asignado.

El chat se encuentra disponible en el momento en el que más de una persona se encuentran en línea

  1. Pulsa con el botón derecho del ratón sobre el símbolo de chat
  2. Escribe tu texto y pulsa Enviar.

Si quieres compartir la referencia en la que trabajas actualmente con alguien escribe :ref y Citavi copiará el título abreviado de la referencia al chat.

El chat está siempre visible para todas las personas que se encuentren en línea. El contenido del chat es eliminado en el momento en el que la última persona del equipo cierra la ventana del chat. Si lo deseas, puedes guardar el contenido.

Adjuntar archivos a las referencias

Citavi te permite vincular a una referencia tantos archivos como desees:

  • Los formatos admitidos son PDF, DOCX, PPTX, RTF, etc.
  • El espacio de almacenamiento es ilimitado.
  • El tamaño máximo para un adjunto es 50 MB, excepto los archivos PDF, que pueden ocupar hasta 100 MB.
Vincular un archivo a una referencia
  1. Ve a la referencia deseada en el Editor de referencias.
  2. En la pestaña Referencia, pulsa Achivo local.
  3. Selecciona el archivo que quieres añadir.
  4. El archivo será cargado mientras sigues trabajando en tu proyecto. Sin embargo, no podrás cerrar el proyecto hasta que las tareas de carga queden completadas.
  5. Para reducir el tiempo de carga empleado, Citavi comprime copias de tus archivos PDF en tu proyecto en la nube. Si no quieres que el archivo sea comprimido, puedes también cargarlo sin compresión. Para ello pulsa la flecha pequeña junto a Proyecto local y selecciona Cargar PDF sin comprimir.

Trabajar sin conexión a Internet

No necesitas estar en línea para trabajar en un proyecto en la nube. Existen tres posibles situaciones:

Interrupción de la conexión a Internet mientras trabajas en un proyecto

Puedes continuar trabajando y cerrar tu proyecto cuando hayas acabado. Tan pronto como la conexión a Internet vuelva a estar disponible, Citavi sincronizará tus cambios con Citavi en la nube.

Interrupción de la conexión antes de que pudieras abrir un proyecto

En este caso el proyeccto no aparece en la lista de proyectos recientemente abiertos. En la pantalla de bienvenida, pulsa Abrir proyecto. Encontrarás tu proyecto en la pestaña En la nube. Pulsa el nombre del proyecto para abrirlo.

Vas a trabajar en el proyecto sin conexión durante un largo periodo de tiempo

En este caso, te convendrá descargar todos tus archivos desde la nube a tu proyecto local en tu equipo.

  1. En tu proyecto, en el menú Archivo, pulsa Este proyecto.
  2. Pulsa Propiedades.
  3. Cambia a la pestaña Adjuntos.
  4. Pulsa Guardar todos los adjuntos localmente (para trabajar sin conexión).
  5. Aparecerá una ventana emergente en la parte inferior derecha que te informa de que el almacenamiento ha comenzado.
Nota
  • Mientras estés trabajando sin conexión a Internet no podrás adjuntar archivos PDF a la referencia, o añadir imágenes de cubierta o citas de imágenes o archivos.
  • Citavi guarda los PDF descargados en la carpeta C:\Users\TU NOMBRE\AppData\Local\Swiss Academic Software\Citavi 6\ProjectCache. Citavi solo puede usar los archivos mientras no hagas ningún cambio en la carpeta (como renombrar o mover los archivos).