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Refworks 2: Usar RefWorks con Microsoft Word

Gestor de referencias bibliográficas

Usar RefWorks (Write-N-Cite) en Word

Selecciona un estilo bibliográfico, inserta citas en el texto o notas al pie y genera tu bibliografía en un documento de Word sincronizado con las referencias de tu cuenta de RefWorks.

Notas:

  • La primera vez que conectas Word con tu cuenta de RefWorks puede tardar un tiempo en completar la sincronización de tu base de datos en tu cuenta de RefWorks con Write-N-Cite.
  • No necesitas estar en línea para trabajar con Write-N-Cite, pero quizás te interese sincronizar la base de datos si vas a utilizar referencias recientemente añadidas a la misma. Para ello pulsa la opción Sincronizar mi base de datos.

Seleccionar el estilo de salida

Selecciona en primer lugar el estilo de salida para tu documento. Al desplegar el menú de estilos verás primeramente los estilos más usados.

Puedes seleccionar uno de los estilos preseleccionados, uno de los estilos usados recientemente, o pulsar la opción Seleccionar otro formato para localizar otros estilos.

En cualquier momento podrás volver a esta opción y reformatear el estilo de salida de la bibliografía; los cambios se reflejan instantáneamente en todas las referencias del documento.

Insertar citas

  1. Pulsa Insertar cita, y posteriormente la opción Insertar nuevo.
  2. Se abrirá una ventana de Insertar / editar cita.
  3. Si has usado anteriormente Write-N-Cite verás las últimas referencias utilizadas. Si no, necesariamente tendrás que usar la opción Insertar nueva. Podrás acceder a las referencias navegando entre las carpetas o lanzando una búsqueda. El buscador operará sobre todos los campos de las referencias, y permite usar los operadores booleanos AND y OR. Usa la barra de desplazamiento lateral para ver el título completo de la referencia. Puedes acceder a una vista completa de la referencia pulsando con el botón derecho del ratón sobre la misma (no accederás a documentos adjuntos).
  4. Pulsa sobre la referencia que deseas insertar en tu trabajo. Verás una vista previa de la cita en el texto.
  5. Pulsa O.K. para insertarla en el punto del documento donde hayas situado el cursor.
  6. Pulsa Aceptar en esta ventana de Insertar / editar cita.

Referencias múltiples

En el caso de desear añadir referencias adicionales en una única cita en el texto o en el pie de página -Ej. (Mardónez, 1989; Dylan, 1992)-, pulsa el botón + en el área de seleccionar referencia para añadir la segunda referencia. Repite la opción con la tercera o siguiente referencia. Cuando hayas terminado pulsa Aceptar en esta ventana de Insertar / editar cita.

Insertar una nota al pie

Si lo que deseas en insertar una nota al pie en vez de una cita en el texto, sitúa el cursor en el lugar del texto deseado, pulsa en la opción Insertar cita. En la ventana de Insertar / editar cita selecciona la cita y marca la casilla Crear nota al pie en la zona de edición de referencia y pulsa Aceptar.

Esta acción no se puede deshacer. No obstante, siempre podrás añadir una nueva cita en el texto.

Crear e insertar la bibliografía

Podrás insertar la bibliografía en cualquier punto del documento en cualquier momento.

  1. Coloca el cursor en el punto del documento donde desees insertar la bibliografía.
  2. Selecciona Opciones de bibliografía y pulsa el botón Insertar bibliografía. En este mismo selector encontrarás la opción eliminar bibliografía, en el caso de que desees volver a hacerla o te hayas equivocado de ubicación.

Advertencia: Guarda tu trabajo formateado. Cualquier cambio en las referencias habrás de realizarlo en este mismo documento. Guarda cada cierto tiempo los cambios realizados mientras escribes.

Editar citas y notas a pie de página

Las citas y notas a pie de página se pueden editar de forma individual: pulsando dos veces sobre la cita o nota a pie de página se despliega de nuevo la ventana de “Insertar/editar cita” con los datos de la referencia seleccionada.

En esta ventana, debajo de la lista de referencias, en el apartado “Edit References”, Write N Cite muestra varias opciones para modificar las citas. Algunas de estas opciones no estarán disponibles dependiendo del formato bibliográfico seleccionado:

  • Ocultar año
  • Ocultar autoría
  • Suprimir páginas
  • Anular páginas: sustituye las páginas de la cita por las que se deseen incluir.
  • Sólo bibliografía: la cita no aparecerá dentro del documento, sólo en la bibliografía final.
  • Prefijo / Sufijo: incluir lo que se desee antes o después de la cita.

Todos los cambios se previsualizarán en la parte inferior, en “Preview Citation”.

Usar RefWorks en Word 2016 (RefWorks Citation Manager)

RefWorks Citation Manager usa la última versión de complementos de Microsoft diseñada para su disponibilidad futura en Windows, MacOS, iOS, Android y el Office 365 en línea. Actualmente RCM está disponible en MacOS, Windows and iOS (iPad). Mientras que en Windows existe la opción de instalar Write-N-Cite 4.3 o RCM en Office 2016, para MacOS (e iOS) deberá instalarse y ejecutarse sólo RCM.

Para la versión de Office 365 (Office 2016) y posteriores, el complemento se obtiene en la tienda de Microsoft, a la que se accede desde el propio Word, en la sección Insertar:

Escribe RefWorks en la caja de búsqueda y, posteriormente, pulsa sobre el complemento RefWorks Citation Manager:

Abre el documento con el que deseas trabajar, y en el menú Insertar pulsa Mis complementos. Selecciona RefWorks Citation Manager y se abrirá en el panel derecho:

La primera vez habrás de identificarte con tu cuenta de RefWorks. Sólo deberás desconectarte en el caso de que uses un ordenador de uso público.

Insertar cita

Al identificarte, podrás acceder a las carpetas y referencias almacenadas en tu cuenta. El formato del panel y sus funcionalidades son similares a las de RefWorks.

Elige el formato bibliográfico de las citas y bibliografía en el apartado Change citation style. Por defecto, RefWorks proporciona los últimos utilizados, pero permite realizar una búsqueda mediante autocompletado:

   

Selecciona la carpeta que contiene las referencias que vas a utilizar desplegando All references.

Pulsa el desplegable by date added para ordenar tus referencias por fecha de adición, por fecha de acceso, por fecha de publicación, por título o por autoría.

Pulsa en la referencia que deseas añadir.

También puedes usar la caja de búsqueda para buscar una referencia concreta. La búsqueda se realizará en todos los campos.

Puedes empezar a escribir tu texto e insertar en el punto deseado citas dentro del texto y notas al pie:

1. Citas dentro del texto (mediante el botón Cite this): 

2. Notas al pie (mediante el botón Edit & cite, marcando la opción Footnote): 

Pulsa también el botón “Edit and Cite” para añadir o modificar números de página u ocultar la autoría o el año de publicación en tu cita, dependiendo del estilo que uses. Al final de esta ventana tendrás una vista previa de la cita en el texto y de la entrada en la bibliografía.

Cambiar tu estilo de salida

Podrás cambiar en cualquier momento el estilo de salida de tu documento usando la opción Change citation style

Borrar o cambiar citas

Los cambios NO se realizan directamente en las notas en el texto ni en la bibliografía.

  1. Selecciona la cita que deseas eliminar con el cursor.
  2. Pulsa la tecla de retroceso o la de suprimir.
  3. Pulsa la opción actualizar en el menú superior.

Cualquier cambio realizado en tu cuenta de RefWorks se sincroniza en RefWorks Citation Manager.

Crear bibliografía

Con RefWorks Citation Manager no es preciso crear una bibliografía final, ya que esta se crea al final del documento y se va actualizando automáticamente a medida que insertamos las citas.